Excelによる経費精算・管理を「Staple」に統一。多拠点運用やバックオフィス業務の時間と手間の削減に成功

【オーナーズエージェント株式会社】

賃貸管理・プロパティマネジメント分野に特化したコンサルティング会社として事業を展開しているオーナーズエージェント株式会社。現在は、沖縄など地方にも拠点を構え、4社からなるグループ会社として、全国のクライアントからの要望に応えています。

主要事業は、賃貸管理ビジネスの課題を解決する賃貸管理会社専用コールセンター（プロコール24）や、賃貸管理事業の土台を築くプロパティマネジメントの導入支援、スキルアップ研修の開催、情報発信支援、ネットワーキングの機会作りなどのサポートです。

例えば、全国で約500社の賃貸管理会社からコールセンター部門のアウトソーシング先として委託を請け運営しているプロコール24では、賃貸契約している一般の方が、入居時のトラブルや解約の通知をする際の問い合わせ窓口として機能しています。

今回は、事業の多拠点運営に加え、賃貸管理会社向けのセミナーを全国各地で行なっているため社員の出張が多いオーナーズエージェント株式会社が「Staple」を導入した背景や、使用に際してのメリットを経理部の菊永 悠さんに伺いました。

まず当社のバックオフィス業務へのIT投資の意識の高さが「Staple」を導入した理由の1つです。「人でなければできないことをしよう」と、代表がよく社員に伝えているのですが、バックオフィスの間接部門など業務でも、アナログ対応するより、ITを活用し時間や手間を削減した方が、社員が本来やるべき仕事に集中できるとの考えがあります。そのため、当社は不動産業界の同業他社と比べるとITシステムやWebサービスの使用率が高い会社だと思いますし、クラウド型の経費精算サービス「Staple」を導入する際の社員の拒否反応はありませんでした。むしろ新しいものは面白そう、便利になりそう、といった雰囲気があります。

中小企業では、直接的に売上を産まないバックオフィス業務は、未だにアナログで対応していることも多いのではないでしょうか。しかし、ITシステムやWebサービスによって解決できる課題も多いと私たちは考えます。

その上で、導入する前の当社の課題を挙げると以下になります。

【課題1】Excelで経費を管理・申請する手間

今まではExcelに経費を記入し紙にてプリントアウトしていましたが、社員や役員の出張が多い組織なので書類の量が増えていたこと。さらには、上長に経費の承認を得る際に、上長自身も全国を飛び回っていることが多く、本社にいる時に提出する必要があるなど、タイミングを合わせるのが難しくなっていました。

2018年2月に当社100％出資の子会社オーナーズエージェント沖縄株式会社を設立しました。それまで、経費精算・管理は人力でカバーできる範囲でもありましたが、遠隔に拠点ができ物理的に人や書類の行き来が大変になってからは、経費精算をITでクラウド化する必要性を強く感じました。

上記の課題からクラウドサービスを検討し「Staple」導入したのが2018年末。その後のメリットや課題は以下になります。

■ シンプルなUIで使い方がわかりやすい

「Staple」を導入後、全体朝礼でPCとスマホ版の使い方を少しレクチャーした程度で、あとは各自が実際に使ってみた方が理解が早いと思ったほど。シンプルなUI/UXが魅力のサービスなので、実際に導入後も問題は起きていませんし、どのように使えばいいかわからないなどの声も今のところありません。経理サイドとしても、ある程度の使用ルールは決めますが、使い方はガチガチに決めすぎず、現場の声を聴きながら微調整していくスタンスでいます。

■ 経費申請業務を溜めない習慣がついた

スマホで利用できるため、アプリのような感覚で気軽に入力できるのがいいですね。移動中でも、レシートの写真をスマホで撮って、自動入力された支払先、金額、日付を確認し、上長の承認に回すということが、その都度できます。月末に作業を溜め込まず生産性がアップしました。経理サイドとしても、レシートを写真で撮ることで実在する経費なのかがわかるため便利です。

Excelは少し知識があればカスタマイズして何でもできてしまう便利な機能がある反面、各社員がオリジナルな使い方をしてしまうと、その人しか触れない属人化した業務になってしまうリスクがあります。例えば、担当社員が急に辞めてしまうと、後任は何をすればいいかわからなくなるので安定的な運用ができません。その点、「Staple」を使うメリットの1つは、経費管理に特化しているため使い方がシンプルで、不明点があれば「Staple」の問い合わせ窓口から確認できるため、引き継ぎ問題がなく、業務が属人化することもありません。

■ 導入時は工数がかかっても、運用後は作業工数は削減

経理サイドにとって大変だったのは、社内の会計ERPシステムと「Staple」を連動する時に、少し時間と手間を要したこと。ただ、一度連携できれば今までExcelに手打ちで行なっていた業務が効率よくできるようになったので全体を俯瞰してみると助かっています。

Stapleを今後どのように使っていきたいですか？

当社の場合、グループ会社が4社になったタイミングで、今までのExcel管理、現金精算というフローを見直さないと規模的にも物理的にもやっていけないということでクラウド型の「Staple」を導入するに至りました。必要性が優って、素敵なサービスに出会った形になります。

当社に限らずITによる業務効率化は中小企業ほど行なった方がいいと思っています。大企業のように一つの業務に特化できる社員と違って、中小企業では限られた人材で一人何役もこなさないといけないこともしばしば。それなのに、経費精算のような小さなタスクを後回しにして積もり積もって溜まってしまうと本来の業務に時間が割けなくなってしまいます。

一つの業務として人を雇わないと回せなくなる可能性もあります。まだ会社の規模が小さいうちに「Staple」などのWebサービスを使いながら、日頃から小さなタスクを当たり前に行なっていく癖をつけ、収益業務に注力していく環境づくりが大事だと思います。

法人向けプリペイドカード「ステイプルカード」と経費精算システム「ステイプル」をご利用になったお客様の導入事例です。導入前の課題や、ステイプルを導入してどのような変化や効果があったか、などを取材したブログです。

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