経費精算とは?

経費精算とは?押さえておきたい基礎情報と経費精算システムのすすめ

「経費精算」は、中小企業・大企業を問わず欠かせない業務のひとつ。基本的には経理の方が担当しますが、そのほかの業務を担う従業員の方も知識として身につけておくことをおすすめします。なぜなら、経費を立て替えた場合は「経費精算書」と呼ばれる申請書類を自ら作成する必要があるためです。

そこで今回は、経費精算の概要をはじめ、経費精算業務の課題、効率よく経費精算を行う方法などについてご紹介します。この記事を通して、改めて経理の基礎を学びましょう。

そもそも経費精算とは?

まずは、経費精算の概要と対象となる経費、経費精算業務の流れを解説します。

経費精算とは

経費精算とは、業務に関する活動で発生した経費を社員が立て替えた場合、その経費を会社に申請して払い戻しを受けること。主に「一般経費」「旅費交通費」「接待交際費」の3つを経費申請します。それぞれの申請を行うにあたり、経費を立て替えた社員は「この金銭が業務に関係していること」を証明するため、領収書やレシートを提出する必要があります。

対象となる経費とは

業務を行ううえで発生した経費が、すべて経費精算の対象になるとは限りません。上長や経理担当等がその経費利用目的等を確認/承認し、対象となる経費のみが精算されます。では、経費精算の対象となる経費には、たとえばどのようなものがあるのでしょうか。

旅費交通費

業務に関する活動において、バスやタクシー、電車、飛行機などを使った際の移動費、および出張時の宿泊費が含まれます。

接待交際費

会社に貢献できる(売り上げにつながる)ことを前提とした、得意先や取引先に対する接待にかかる費用のこと。飲食店での飲食をはじめ、お歳暮・お中元の贈答、御祝い金・香典などが該当します。

消耗品費

取得価格が10万円未満、または法定耐用年数(問題なく使用できる期間)が1年未満の消耗品を購入する際にかかる費用のこと。文房具やインクカートリッジが該当します。

経費精算業務の流れ

経費精算業務は、以下のような流れで行われます。

1.社員が経費を立て替える

旅費交通費や接待交際費などの経費を社員が自らの現金や個人カードで立て替えます。

2.経費精算書を作成する

「内容」「日付」「金額」などを記入した経費精算書を作成します。この経費が業務に関係していることの証憑として、必ず領収書やレシートを貼りつけましょう。

3.上長が承認する

経費精算書を作成したら、それを上長に提出します。無事に承認が下りたら、経費精算書は経理担当者の元へ渡ります。

4.経理担当者が仕訳する

経理担当者が内容を確認し、勘定科目をもとに仕訳を行います。問題がなければ承認され、経費を立て替えた社員に対する未払金を計上します。

5.社員に立て替えた分の金額が支払われる

会社の規定日(給料日など)に立て替えた分の金額が社員に支払われます。

6.経費精算書を保管する

経理担当者が経費精算書と領収書・レシートをファイリングして最低7年間保管します。

以上が経費精算業務の大まかな流れです。ご覧いただいたように、経理担当者だけでなく浄行員一人ひとりにも経費精算における役割があるので、前もって経費・経費精算の基礎を押さえておくことが大切といえます。

経費精算業務の課題と効率よく行う方法

ここでは、従来の経費精算のメリット・デメリット、専用システムを用いた経費精算のメリット・デメリットについてご紹介します。

従来の経費精算

経費精算は、基本的に手作業で行われることがほとんど。知識が伴っていれば誰でもできる反面、作業に時間がかかったりミスが発生したりすることもあります。

従来の経費精算のメリット

紙やExcelを用いた従来の経費精算のメリットは「誰でもできる」という点。既存のアイテム・ツールを使って作業できるので、知識さえ身につければ誰でもすぐに対応できます。

Excelを使用する場合は「表計算機能を活用できる」という点もメリットになります。紙を使う場合よりも楽に作業を進めることが可能です。

従来の経費精算のデメリット

紙やExcelを用いた従来の経費精算のデメリットには、たとえば「業務が滞る」という点があります。経費精算では、まず経費を立て替えた社員が領収書や請求書の情報をもとに経費精算書を作成します。そして、その書類を受け取った上長や経理担当者が内容の確認・仕訳を行い、詳細なデータを専用のファイルまたはExcelで管理します。

紙やExcelを使用していると、こうした作業に膨大な時間がかかってしまい、結果的に経費精算以外の業務まで手が回らなくなってしまうのです。また、印鑑の捺印作業のために出社したり、領収書の糊付け作業が発生したりと、非効率な業務が増えることも考えられます。さらには、別の業務との兼ね合いから経費精算が後回しになり、結果としてただでさえ忙しい月末・月初に経費精算を行わなければならなくなる可能性もあるのです。

このほか「ミスが発生しやすい」というデメリットもあります。手作業で複数の経費精算を行うことはキャパオーバーにつながり兼ねず、結果としてミスを引き起こしてしまう可能性があるのです。ひとつミスが発生すると、経費精算書を作成し直したり、改めて仕訳を行ったりする必要があり、経費精算にかかる時間がさらに膨れ上がります。

こうした従来の経費精算のデメリットをカバーするには、作業方法の見直しが必要不可欠。そこでおすすめなのが「専用システムを用いた経費精算」です。

これからの経費精算

これからの経費精算の肝となるのは「専用システム」です。従来の経費精算のデメリットをカバーする機能が備わっているので、導入することで手間なく正確に作業を行えます。

専用システムを用いた経費精算のメリット

専用システムを用いた経費精算のメリットは「効率よく作業を進められる」という点です。

システムによって機能は異なりますが、たとえばクラウドキャスト株式会社が開発・提供している「Staple(ステイプル)」なら、スマートフォンでレシートを撮影するだけで日時や金額などの情報を読み取ることが可能。手入力せずにそのまま経費精算を申請できます。また、直観的で簡単に操作ができたりリアルタイムで経費の利用状況を確認できたりと、使い勝手に優れた仕様・デザインになっているのもポイントです。

こうした専用システムの機能性・デザイン性の高さは、経費精算の作業時間とミスの削減につながり、結果として作業の効率化を実現します。

このほか、「コストを削減できる」というメリットもあります。効率化すれば作業量が減るので、その労力を他業務に充当することが出来ます。

「Staple」と一体型の法人プリペイドカード「Staple(ステイプル)カード」を利用した場合、キャッシュレス化の実現により、小口現金等の管理・立替・仮払い・経費精算をなくすことができます。これらの作業にかかっていた時間をゼロにできるので、経費精算にかかるコストを削減できる可能性があります。

■StapleとStapleカードを利用した場合のコスト削減イメージ (100名規模の場合)
経費精算作業:時給2,500円 × 100名 × 1.5h × 12ヶ月 = 4,500,000円/年間のコストを削減

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専用システムを用いた経費精算のデメリット

専用システムを用いた経費精算のデメリットには、たとえば「社員一人ひとりが操作に慣れるまでに時間がかかる」という点があります。たしかに最初は戸惑う社員もいるかもしれませんが、操作方法をレクチャーする講習会を行ったり、操作に関する質問がしやすい環境を作ったりすれば、短期間で問題なく利用できるようになるはずです。

このほか「必要な機能が備わっていない」というデメリットも考えられますが、これは専用システムの選定を慎重に行えばカバーできます。

それぞれのシステムによって搭載している機能は異なるので、まずは複数のシステムを比較・検討し、どれが最も自分たちの会社に合っているのかを細かく確認しましょう。そのうえで導入するシステムを選べば、「欲しかった機能がない」「経費精算をうまく効率化できていない」といったトラブルを防ぐことができます。

経費精算における今後の展望

企業活動の中で、必ず必要になる経費精算。社会のトレンドに合わせてその形を変え、効率化を図ることが重要です。

今後の社会的トレンド

以下では、今後重要になる社会的トレンドを3つご紹介します。

キャッシュレス

現在、日本ではキャッシュレスを推進する政策を行っています。2014年に「キャッシュレス化に向けた方策」を政府が発表し、2018年には2025年までにキャッシュレス決済比率40%という目標を定めた、「キャッシュレス・ビジョン」を発表しました*1。

現在では、2019年の消費増税や「キャッシュレス・消費者還元事業」*2がきっかけとなりQRコード決済の利用率が急激に拡大しています。

キャッシュレス・消費者還元事業は2020年6月をもって終了しましたが、政府は新たにマイナポイントのポイント還元政策を打ち出しており、キャッシュレス・ビジョンであわせて発表した将来的に目指すべきとする「キャッシュレス決済比率80%」*3に向けて動き出しています。このように政府、民間が協力のもとキャッシュレスの普及に努めており、今後もキャッシュレス決済利用率の拡大が予想されます。

ペーパーレス

以前から個人や各企業の取り組みとして、「エコ」や「コストを減らす」を目的とし、ペーパーレス化が進められていました。

最近ではそれに加え、社会全体でデジタル化が推し進められていることにより、ペーパーレスについての意識が高まっています。デジタル化が進むことで、データがインターネットやクラウド上に上げられることが増え、それらをわざわざ印刷する必要がなくなったことで、ペーパーレス化が進められています。またこれにより、紙によって情報を管理する体制よりも、データの改ざん防止などセキュリティ面での強化にもつながります。

さらに民間の動きだけでなく、政府もデジタル化を推進しています。2020年7月に閣議決定された政策では、「国民が安全で安心して暮らせ、豊かさを実感できる強靱なデジタル社会の実現」を掲げ*4、社会全体をデジタル化することに向けた様々な施策を打ち出しています。

今後もデジタル化が進むとともに、よりペーパーレスという意識が高まると考えられます。

リモートワーク

2019年から施行されている「働き方改革法」によって、人々のワークライフバランスを実現するために、リモートワークは注目を浴びてきました。さらに、昨今は新型コロナウイルスの影響によりリモートワークを取り入れる企業が増えています。

総務省もテレワークを推進する取り組みを行っており、働き方改革に加えて2014年には「テレワーク推進に向けた政府の取組」として、以下のように発表しています。

「クラウドなどのITサービスを活用し、外出先や自宅…場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現する」*5

また、最終的には「週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上」*6とする目標も掲げています。今後も働き方改革が進められる中で、リモートワークは新しい一つの働き方として浸透すると予想されます。

まとめ

このような社会の変化に伴って、経費精算も従来の方法から効率化していくことが求められております。

今後も従来型経費精算を続けるデメリットとして、以下の問題が挙げられます。

・キャッシュレス化による支払い方法の多様化で、経費精算の業務は煩雑になる

・ペーパーレスによるデジタル化の動きがある一方、紙での経費精算では業務効率が悪くなる

・リモートワーク導入により対面業務が減少する中、紙を使った直接的なやり取りを伴う経費精算は困難になる

このような事態を避けるため、社会の動きに合わせた経費精算方法と法人カードを賢く選びましょう。先に挙げた経費精算サービス「Staple(ステイプル)」法人プリペイドカード「Staple(ステイプル)カード」の一体型なら、従業員による立替だけでなく、経費精算そのものを限りなくゼロに近づけます。

担当者様の手間を減らし、業務の効率化を図ることができます。

経費精算は企業でも欠かせない業務の一つでありながらも、フローの多い業務です。社会的なトレンドや働き方に合わせて、経費精算の方法も効率化していくことが必要です。

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参考:

*1*3:経済産業省「キャッシュレス・ビジョン」

https://www.meti.go.jp/press/2018/04/20180411001/20180411001-1.pdf

*2:経済産業省「キャッシュレス・消費者還元事業」

https://cashless.go.jp/

*4:政府CIOポータル「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」

https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/kettei/pdf/20200715/siryou8.pdf

*5*6:総務省「テレワーク推進に向けた政府の取組について」

https://www.soumu.go.jp/main_content/000433143.pdf

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