【領収書とは】意外と知らない基本情報とレシートとの違い

領収書は、ビジネスとプライベート、どちらの場面においても身近な存在です。しかし、その役割や領収書のペーパーレス化について、きちんと把握しているという方は少ないのではないでしょうか。社内での経費申請・精算や稟議など経理部門以外の方々も領収書を扱う機会は多いと思いますので、今一度、領収書に関する理解を深めておくことが大切です。

今回は、領収書の概要・役割とともに、領収書とレシートの違い、領収書のペーパーレス化などについてご紹介します。領収書の基礎知識を押さえて、煩雑な経費精算や経費管理の効率化を目指しましょう。

領収書とは?

「支払者から代金を受け取ったこと」を証明するもの。商品やサービスの対価として金銭を受け取った人が発行します。代金を支払った・受け取ったという両者の事実における根拠となるので、二重払いを未然に防ぐことが可能です。

なお、領収書は必ず発行しなければならないものではありませんが、支払者が領収書を請求した場合は発行する義務があります。

領収書の役割

領収書の役割は、「領収書が活用される場面」をイメージすると見えてきます。

例えば、企業活動における領収書の役割とは、備品購入費や出張費・移動費をはじめとする経費を精算・管理する際に活用されています。業務に関わる金銭を法律上で認められた経費として取り扱うためには、その旨を証明する必要があり、そのため領収書が欠かせないのです。

このほか、フリーランスや個人事業主の場合、領収書は確定申告の書類を作成する際に必要になります。

どちらの場面にせよ、領収書は重要な役割を持つ書類であることに変わりはないので、受け取った際は紛失しないよう適切に管理することが大切です。

経費精算に必要なのは領収書?レシートでも問題ない?

「経費を精算・管理するにあたり必要なのは領収書」というイメージが広く定着していますが、実際にはレシートでも問題ないのでしょうか。

領収書とレシートの違い

領収書とレシートの違いについて、結論からいうと大きな差はありません。かつては、数字のみが記載されたレシートがほとんどでしたが、昨今は店名や日時、商品名・サービス名、金額など、経費精算をするうえで必要な情報が細かく記載されています。そのため、領収書とレシートは税法上、同じものとして扱われています。

経費精算をするにはレシートでも有効か

領収書とレシートに差はほとんどないことから、経費精算にてレシートを活用することに問題はありません。見方により、領収書よりもレシートのほうがよいと考えることもできます。なぜなら、税務上、取引の証拠となる書類には「取引の年月日」「取引相手の名前・企業名(店舗名)」「金額」「代金が発生した商品・サービスの名称」の記載が必要ですが、レシートには前述した項目がすべて印字されているので、手書きした領収書よりも信頼性が高いとも言えるのです。

ただし、レシートには水や熱、光に弱い「感熱紙」が使われています。ちょっとした刺激や時間の経過により文字が消えてしまう可能性があるため、長期間保管することは困難です。法人における領収書やレシートは、法人税法で最低7年間保管しなければならないので、情報を読み取れなくなってしまっては元も子もありません。こうした点を踏まえると、経費精算では領収書とレシートの両方を活用するのが得策といえそうです。

また、レシートや請求書は、一定の要件を満たせば電子データにして、経費精算に活用することが可能です。保管スペースやファイリングの手間を考慮すると、原本が破棄できる電子データでの保管は、選択肢の一つとして考えられるでしょう。

領収書・レシートが不要な場面とは?

では、経費精算を行うにあたり、領収書やレシートが不要な場面はあるのでしょうか。

公共交通機関を使った交通費が発生した場合

基本的に、公共交通機関の運賃に対して領収書は発行されません。そのため、路線バスや電車などを利用した際の移動費に関しては、領収書やレシートがなくても経費精算処理する場合があります。ただし、領収書があることが好ましい場合、公共交通機関の会社によっては、申請することで領収書を発行してもらえることもあります。

また、公共交通機関を利用した際の領収書代わりとして、自分で作成した交通費の利用履歴を活用することも可能です。例えば、駅の券売機等で印字した交通系ICカードの利用履歴を使用できます。作成ルールは企業ごとに定められていますが、提出時はプライベート利用した日付と区間を黒塗りにするなど、業務で利用した金額を判別しやすくするのが一般的です。

また最近では、クラウドキャスト株式会社の「Staple(ステイプル)リーダー」のように、交通系ICカードをNFC対応のスマートフォンでかざすだけで、日付や経路、料金を含む利用履歴を取得できる経費精算サービスもリリースされています。管理画面で経費化するものだけを選択し、直接経費精算処理をすることができるので、料金や乗車区間を手打ちする必要がありません。領収書の発行が困難な公共交通期間を利用した際も正確な情報が取得できますし、このようなサ―ビスがさらに普及していけば、領収書そのものがますます必要なくなっていくでしょう。
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キャッシュレス決済のデータがある場合

法人カードや法人プリペイドカードを導入している場合、経費のキャッシュレス決済が可能になるので、各支払いの詳細をひとつの利用明細で確認できます。

また、経費精算サービスと一体化している法人カード・法人プリペイドカードであれば、カード利用明細データを取得できるため、わざわざ手打ちをせずとも自動入力が可能です。ただし、カードの利用明細データには税務情報がないので、レシートや領収書は添付した方が良いでしょう。

また、令和2年度(2020年度)税制改正では電子帳簿等保存法の見直しがなされ、電子帳簿保存法を導入するための要件を満たした企業においては、経費精算で使用できる電子データの幅が広がります。キャッシュレス決済において、デジタルの利用明細が領収書の代替として使用できることになります。新しい制度に対応するシステムやサービスを導入すれば、経理部門のみならず経費精算をする社員の工数を削減することができます。

領収書管理における今後の展望

今後の領収書管理は社会の変化に合わせて、従来のような紙での管理から方法を変え、効率化を図る必要があります。

今後の社会的トレンド

以下では、今後重要になる社会的トレンドを2つご紹介します。

領収書のペーパーレス化

最近では社会全体でデジタル化が推し進められていること、環境負荷を押さえた生活やビジネスへの意識が高まっていること、また特に新型コロナウイルス感染症の世界的な流行に端を発してリモートワークが浸透したことなどより、ペーパーレスについての意識が高まっています。デジタル化が進んだことで、データがインターネットやクラウド上に取り込まれる機会が増え、それらをわざわざ紙に印刷する必要がなくなっているのです。

またこれにより、紙で情報を管理する体制より、データでやり取りをする方が情報の改ざん防止にもなり、セキュリティ面での強化にもつながります。2020年7月に閣議決定された政策では、「国民が安全で安心して暮らせ、豊かさを実感できる強靱なデジタル社会の実現」を掲げ*1、社会全体をデジタル化することに向けた様々な施策を打ち出しています。今後もデジタル化やペーパーレスへの取り組みは進んでいくでしょう。

また、領収書のペーパーレス化についても政府が推し進めています。

前述した2020年10月1日施行の「令和2年改正電子帳簿保存法」では、「国税関係帳簿書類の保存義務者が電子取引(取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいう。)を行った場合の電磁的記録の保存方法の範囲に、次の方法を加える。」*2として、

(1)発行者のタイムスタンプが付された電磁的記録を受領した場合において、その電磁的記録を保存する方法

(2)電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)において、その電磁的記録の授受及び保存を行う方法

が追加されました。

これらはキャッシュレス決済などで連携される利用明細データの保存方法として注目されています。加えて、別途領収書を受領しなくても良い旨が明示されました。*3これにより、キャッシュレス=ペーパーレス運用にもますます拍車がかかると思われます。

この改正によって、スマホ決済やカード決済などのキャッシュレス決済を選択した場合には、その利用明細データがそのまま電磁的記録として保存可能になり、経費精算の自動化が容易になります。また、キャッシュレス決済であるクレジットカードやプリペイドカード、ICカード、QRコード決済の利用明細データが領収書の代わりとなり、経費の利用者や担当者の業務の効率化を図ることができます。

さらに、政府内ではキャッシュレス決済に限らず、紙の領収書の撤廃と電子データへの移行を法務省に要請する動きも出てきており、今後は領収書のペーパーレスへの意識がますます高まると考えられます。

リモートワーク

2019年4月から施行されている「働き方改革法」によって、人々のワークライフバランスを実現するためにリモートワークが注目を浴びてきました。昨今では、非接触型社会に向けた流れも加速され、リモートワークを積極的に取り入れる企業も増えています。

また、「テレワーク推進に向けた政府の取組(2014年)」として、総務省は以下のような発表をしています。

「クラウドなどのITサービスを活用し、外出先や自宅…場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現する」*4

最終的には「週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上」*5とする目標も掲げています。

社会に新たな「当たり前」が多く生まれるようになりました。このようにとある出来事が社会に大きな影響を与え、それによって生まれた新しい常識や社会の状態は「ニューノーマル」と呼ばれています。

今後も働き方改革が進められる中で、リモートワークはニューノーマルの一つの特徴として定着し受け入れられて行くと予想されます。

まとめ

社会の動きや働き方の変化によって、従来の領収書管理の仕方や、それに伴う経費精算業務の在り方も変化しています。領収書管理や経費精算には、多くの業務フローが存在します。経費精算サービスの導入により、担当者や経費利用者の業務効率化を図ることができます。

経費精算サービスの導入を検討されている方におすすめなのが、Staple(ステイプル)です。クラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」+法人プリペイドカード「Staple(ステイプル)カード」によって、スタッフによる立て替えだけでなく、経費精算そのものを限りなくゼロに近づけることができます。そのおかげでキャッシュレス、ペーパーレス、電子化によって担当者様の手間を減らし、業務の効率化を図ることができます。

私たちは今後も社会的なトレンドや働き方に合わせて、領収書管理や経費精算の方法も効率化していくことが必要です。
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参考:

*1:政府CIOポータル「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」

https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/kettei/pdf/20200715/siryou8.pdf

*2:財務省「令和2年度税制改正の大綱」

https://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2020/20191220taikou.pdf

*3:国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_5.pdf

*4*5:総務省「テレワーク推進に向けた政府の取組について」

https://www.soumu.go.jp/main_content/000433143.pdf

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