少数精鋭チームの経費精算を「Staple」で改善。本来注力すべき仕事の時間を創出

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従業員が給料日を待たずに、その日まで働いた分の給料の一部を現金化できる「ほぼ日払い君」。旅行や大きな買い物、急な病気や親の介護など、すぐに現金が必要な時に、お金を借りるのではなく、 働いた分の給料を先に受け取れる新しいサービスです。

「ほぼ日払い君」のサービスイメージ

2015年のリリースより、今では約45社7500人ほどが利用する（2018年8月現在）サービスへと成長し、飲食店や工場、ドライバーなどのアルバイト採用を積極的に行なっている企業や、人材派遣、一般企業（正社員向けは「給与サプリ」というサービス名）にも需要が広がっています。消費者金融と違って自分で働いた分の金額を受け取れるので、銀行口座やクレジットカードが日本で開設できない外国人労働者や、複業や業務委託で仕事をするフリーランスと仕事をしている企業にとっても、給与支払いの新しい形として注目されています。

「ほぼ日払い君」を利用するメリットは、給与の受け取り方が自由になる従業員側だけではなく、企業にとってもあります。それは、福利厚生で導入することによって採用や社員の定着率の面で有利になること。

例えば、競合他社と比較して、給料の前払いという従業員思いの制度があることで採用シーンでプラスになったり、働く環境の満足度向上に繋がるからです。さらに企業側が支払う導入コストや月額コストが0円なので（従業員にはシステム手数料が差し引かれた金額がいつもの給料口座に振り込まれる仕組み）リスクなく利用できるサービスとして需要が伸びています。

Stapleの導入背景

株式会社BANQは2015年創業のベンチャー企業で、組織のバックオフィス業務はアナログで対応しているフェーズが多くありました。社員数が少ないうちはそれでも回っていましたが、営業部門が1名から4名体制になり、工数削減や生産性をアップし本来注力すべきクライアント対応の時間を創出したり、バックオフィスのIT化を進める必要性を感じ、クラウド型の経費精算サービス「Staple」を導入しました。

法人営業マネジャー 西川 凌平様

営業メンバー4名を中心に5アカウントを2018年7月から契約し、既にかなりメリットを感じていますが、それまでの当社では以下の課題がありました。

月末に交通費をまとめる際、主に出発駅と到着駅までの料金をアプリで調べてPC画面でExcelに手打ちするフローで作業をしていました。一人月間約25社〜35社、営業部メンバー全員で月間約90社〜120社程訪問していく中で、毎回交通費を調べて手入力し提出する工数はかなり負担になっていました。

営業部の人数が増えるにあたり、上長が承認する工数も増えます。当社では交通費や打ち合わせの際の交際費などの経費確認は営業マネジャーの私の仕事で、経理担当が振込を行なうフローになっています。そのため、正直に言うと月末月初の営業日は気が重かったんですよね（笑）提出した金額が合っているか、二重払いの申請はないかなどを調べて承認する作業に半日から多い時は1日がかりで対応していましたからね。

Staple導入後のメリット

SUICAやPASMOなどの交通系ICカードの利用履歴を「Staple」に自動読込できる機能は本当に便利ですね。今まで月末に汗水流して数字をまとめていた作業が、交通費を使った次の日の朝出社してすぐ読み込む習慣がつけば、生産性はだいぶ上がりますよね。

打ち合わせの予定はGoogleカレンダーで管理しており、今までのフローでは入力し忘れた予定は経費申請の際も抜け漏れがあったかもしれませんが、それも無くなりました。

また、土地勘のない地方出張では、どの駅を利用したか後から調べるのもすごい工数がかかっていましたが、自動入力ならすぐに表示されるので、経費利用の多い営業などの職種はとても相性がいいサービスだと感じています。

シンプルなデザインのダッシュボードで、PC・スマホの入力の難しさもなく、営業部では1回のレクチャーでメンバー全員すんなりと利用することできました。社内の業務システムというと難しく感じるかもしれませんが、「Staple」はスマホアプリの感覚で気軽に使えるのがいいですね。UI・UXがわかりやすくて気に入っています。

今までの経費承認フローでは上長が金額を1つひとつ確かめて、おかしな点がないかダブルチェックをしていましたが、「Staple」を導入してから改めて数字を見返すことがほぼ無くなりました。それだけで毎月月末の作業ストレスはかなり軽減できましたし、少なくても半日かかっていた作業量も、今では出社して1時間程度で終わるくらい効率化できました。その分、本来やるべきクライアント対応などの業務に時間を割けるのがいいですね。

Stapleを今後どのように使っていきたいですか？

現在「ほぼ日払い君」を導入しているクライアントは、主にアルバイトや派遣社員の方を抱える大企業が多い傾向にあります。今後は正社員向けの前払いサービス「給与サプリ」を広めることや、中小企業への提案も進めていきたいと考えていて、そうなると訪問先企業や当社の営業メンバーも増えていくかもしれません。組織や事業が大きくなれば「Staple」のメリットをさらに体感できるはずです。

あと、期待することとして、これから本格運用がはじまる法人プリペイドカード「Stapleカード」を用いて、経費支払をキャッシュレス化できると出張の多い私みたいな営業は助かりますね。ホテルや交通費、交際費を現金で建て替えすると高額になることも多いので。「Stapleカード」で決済し入力も自動化されれば負担が減り、さらに生産性のあるワークスタイルを実現できると思っています。