決済×テクノロジー分野のDXカンパニーが選んだStaple。急成長中組織の経費精算が楽に時間短縮

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「決済」×「テクノロジー」を軸に世の中に新しい価値を生み出すDXカンパニー、株式会社インフキュリオン。スマホ決済、電子ウォレット、デジタル通貨、ブロックチェーンなど「決済」や「お金」のあり方が大きく変わる今の時代に、業界の発展と事業機会創出のための活動を通じて社会に貢献している会社です。

今回はそんな同社がStapleを導入した背景や、利用してみてのメリットなどを、コーポレート本部経理財務部部長（2020年11月1日付）の和田裕貴さんに伺いました。

以前は紙とExcelを使って行っていた経費精算。成長期の社員数増大している組織において、Stapleの活用は大きな業務改善に繋がりました。

Staple導入前の課題

ーーまずは御社の中で和田さんの役割について教えてください。

監査法人から事業会社での経理の経験を経て2019年7月中途入社で転職してきました。当社はこれまで総務・労務・経理財務がひとつのコーポレート部という大きな部署として業務をまとめて取り扱ってきましたが、今回の部署改正でコーポレート本部に変わり、各部門が部署に分けられました。私は、その中の経理財務部としてグループ会社全てのお金まわりを管理しています。

ーー御社の事業は決済とテクノロジーを軸に据えていますが、具体的にはどんなことをされているのでしょうか？

当社の事業は複雑で説明がかなり難しいのですが、大きく3つ事業に分かれています。

1. BaaSプラットフォーム事業

2. コンサルティング事業

3. 加盟店向けソリューション事業

全てクライアントワークで、「決済とテクノロジーを駆使して社会のデジタルトランスフォーメーション（以下DX）を実現させるためのサービス」を展開しています。

ーークライアントワークが中心だと、コンサルタントや営業職の方が多いイメージもありますが社員の割合は？

サービス基盤の導入となるとエンジニアがかなり重要で、全体の所属の内訳は、コンサル・営業職約40人、技術職約80人、バックオフィス約40人（コーポレート系、経営者含む）と、エンジニアが大半を占める組織です。

また、コロナ禍になり働き方のベースは在宅リモートワークが中心となり、一定の割合以上の人数が出社しないようにルールを決めており、エンジニアはほとんど在宅で勤務を行っています（プロジェクトの山場に差しかかるなどリモートよりも対面でMTGする方が望ましい場合などは、ケースバイケースで集まっている）。

ーーコロナ禍になって働き方も変わったのですね。今回、経費精算などについてお聞きしたいと思いますが、その点も変わりましたか？

はい。経費も以前は交通費や会食の接待費が多かったのですが、今は金額は大きくありませんが消耗品や書籍購入などの割合も多くなりましたね。

経費精算の方法はStaple導入以前は紙とExcelを使って、領収書をA4の紙に貼り付けて提出し、部署の上長が経費精算の締めまでにまとめて承認していました。しかし、承認側も申請側も紙のやりとりが発生するのでタイムリーではないし、経財部も月次決済なので遅れが生じかねない状況でした。それに加え、社員数も昨年から一気に増えたことで経費精算の手間も増え、集計する経理財務部の作業工程も非常に多くなっていたのです。これが経費周りの全て課題の要因となっていました。

Staple導入のきっかけ

ーー御社がStapleを導入したタイミングは2019年6月ごろです。そのきっかけは何だったのでしょうか？

以前は、先ほど述べたように紙とExcelで対応していたので、外部のシステムは使っていませんでした。これから事業としてDXを世の中に広げていこうというところで、社内のバックオフィス部分ではそこが置き去りになっていたのです。

そこで、会社としても方向性を合わせようという動きになり、Staple（経費精算）や電子契約サービスの導入を検討することになったのです。

ーーその際、Staple以外のサービスも検討されたのでしょうか？

比較検討はしませんでした。Stapleは以前から知っていましたし、UI・UXの部分でも優れていると感じていたので、まずは全社導入ではなく、お客様との接点が多く使用経費も多いコンサル部門のみの導入からスタートしました。

結果として、特段入れ替えに向けては問題もなくスムーズに移行することができました。

Staple導入のメリット

ーー実際にStapleの運用をはじめて課題は解決されましたか？

使いはじめてみれば簡単で、なにより経費精算が楽になったという体感を得ることができました。社員も使うことに抵抗がなかったことは、今までにやってきた紙ベースの経費精算よりも良くなったということだと思っています。

例えば、Stapleのスマホアプリで領収書を撮影すれば、そのまま申請に回せること。交通費申請は今まで経路ごとに入力していましたが、ICカードを読み取ることで入力の手間が省けるようになったこと。月末まとめてでなく、都度申請できるのも効率的になりました。

今までは都度都度申請を出すというのは経理に悪いと感じていた社員もいましたが（まとめて出した方が親切なのではと）、Stapleはシステム相手なので、小まめに申請を上げることに対して精神的な部分も負担がなくなったと聞いています。

ーー経理財務部としても経費精算にかける時間は圧縮できましたか？

申請と同様に、承認も圧倒的に早く、経費精算にかかる時間は半減はしていると思います。

例えば、領収書をまとめる時間は、紙ベースの提出だと領収書を探したりプリントアウトするなどの手間が必要で、今まで1日仕事とはいかないが少なくとも2〜3時間はかかっていました。さらに社員数も増え続けていたので、対応する時間も同様に増えていました。

その点、Staple導入によりスマホで小まめに経費の入力ができ、申請されたデータもまとまっているので精算がとても楽になりましたね。今後、全社にStapleカードを配布すれば、経費精算自体がなくなるので、今まで経費精算にかかっていた時間を違う業務にあてられるようになると思っています。

ーー雑務に追われる時間を削減して、違う業務にあてられる時間が増えるといいですよね。

あと、不正利用の防止というところに関してもメリットを感じています。ないとは思いますが、例えどんなに悪さをしようとしても、被害はプリペイド残高のみ。金額自体はそれほど大きくありませんし、Stapleカードをきって利用すれば全て履歴が残るので、不正はできません。

また、Stapleカードに活用できるのは個人の立替経費に限らず、クレジットカード（法人カード）と比較すると、プリペイドなので「与信」をあまり考えなくて良いこともメリットです。

クレジットカードだと100万、200万円と上限に達すると使えなくなりますが、プリペイドには上限がないため、SaaSやマイクロソフトなど、ビジネス関連で様々サービスを利用する際に便利ですね。

社員が増えることで通信コストもかなり大きくなっているため、与信額を気にせずにVISAで決済ができるのは助かっています。

今後の使い方

ーーStapleを今後どのように使っていきたいですか？

まだ社内全体ではなくコンサル部門のみの利用なので、今後はStapleカードを全社に広げようと考えています。現状、コンサルタント以外の部署では、中小企業向けのクレジットカードを使っていますが、そもそも経費精算すること自体がめんどくさいとみんなが思っているので、Stapleカードを導入することで各々が経費精算する必要をなくすことが理想ですね。

ーーStapleカードの導入でそもそもの経費精算をなくすことを検討されているのですね。

はい。また、StapleでICカードによる交通費精算も考えていましたが、交通費の中にも①自宅〜オフィス ②訪問先への交通費、この2つの金額は取り扱いを分ける必要があります。

①自宅〜オフィスは給与計算の通勤費（非課税）に入ってくるので現状は勤怠システムに組み込んでおり、クライアントの訪問による交通費は立替金となり、課税対象になります。コロナ禍により在宅リモートワークが増え、定期券がなくなりましたし、ICカードであれば全て履歴も残るので、これからStapleでICカードを繋ぐ仕組みを検討していきたいと思っています。

ーー お話を聞いていると、「決済×テクノロジー」と御社の理念の部分でStapleの目指すビジョンと共通する点も多くありそうですね。

もちろんあります！ 同じ方向だと感じているので、これから全社的にStapleカードの利用を広めたいと考えています。

ーー そう想っていただきたい嬉しいです。本日はありがとうございました！