飲食店運営企業の経費精算を「Staple」でシステム化。アナログ業務をシンプルに効率的に改善

【株式会社タイソンズアンドカンパニー】

「食を通して価値ある時間を創り出す」ー その想いのもと、レストラン・カフェ・ベーカリーなどを運営している株式会社タイソンズアンドカンパニー。

天王洲にある醸造所を併設したブルワリーレストラン「T.Y.HARBOR」。地中海料理を楽しむ表参道のリゾート空間「CICADA」。都会の真ん中に拡がる森に佇む代官山の「IVY PLACE」など食を軸にその土地に合わせたコンセプトを考え空間を創っています。

今回はそんな同社のバックオフィス部門である管理本部の加藤愛さん、黒川舞さんにクラウド経費精算サービス「Staple 3」のユーザーインタビューを行いました。

加藤氏：これまで経理・会計に関するバックオフィス作業はほとんどアナログで行っていました。現在はスタッフも増え経費精算業務のシステム化が必要となりました。

黒川氏： 経費精算系のアプリを導入する際に「Staple」以外のサービスも調べてみたのですが、「Staple」は経費精算に特化したシンプルなシステムで、当社の課題にマッチしたサービスだったので導入しました。

「Staple」導入前に抱えていた課題

【課題1】経費精算作業の効率化

スタッフの経費精算は月末にExcelの精算表を手入力していました。Excelで管理している企業はまだ多いとは思いますが、当社の場合、電車代やタクシー代などの交通費に加え、レストランで使う食材をスタッフが現金で立替えすることもあり、精算業務を効率化することが課題でした。

【課題2】アナログ作業のシステム化

バックオフィスで言うと、申請者がExcelに入力した精算表と領収書を照合し、払い戻すフローでした。現在はスタッフも増え、マンパワーに頼ったアナログ作業をシステム化する必要がありました。

黒川氏：2015年から「Staple 2」を導入、初年度は本部だけで運用し、現在は一部の店舗も含め40名ほどのスタッフが利用しています。導入前と比較して、メリットは以下のような点です。

SUICAやPASMOといったICカードで精算した交通費をExcelで作成することはスタッフにとって面倒な作業でした。「Staple」導入後は、その作業が効率化されただけではなく、区間誤りや申請漏れもなくなりました。経理としても、ミスがなくなる仕組みは助かりますし、正確な数字を管理することができます。

■ わかりやすいUIで入力の手間がない

ICカードから自動入力できない経費は申請者が直接入力しますが、スタッフからは「Staple」のUIはシンプルで操作もわかりやく、PCやスマホから迷わず申請できると聞いています。

ただ、導入時に使用していた｢Staple 2｣に比べると、｢Staple 3｣のダッシュボードはシンプルなデザインなので管理機能もシンプルになってしまった点は気になります。｢Staple 2｣のような管理機能とデザインが両立できれば理想です。

■ リマインド機能で申請漏れが減る

「Staple 3」には利用しているメンバー全員に一斉リマインドを送れる機能があるため、申請漏れがなくなりました。

加藤氏：「Staple 3」の導入時はカスタマーサクセス部の方が当社のスタッフに、アプリをスマホへダウンロードするところからレクチャーをしてくれたのも助かりました。IT系のスタートアップ企業のシステムを導入しても担当者が頻繁に足を運んでくれるイメージはないのですが、Crowd Castさんはフットワーク良く来て下さいます。

黒川氏：今までStapleでの定期区間の設定は、インターネットの乗り換え案内サービスで検索して最安値が設定対象になっていましたが、当社では交通の利便性を優先しているため柔軟な設定ができるようにしていただきました。こういった細かい要望にもご対応いただき嬉しく感じています。

Stapleを今後どのように使っていきたいですか？

加藤氏：これからはペーパーレス化を視野に全社導入したいと思います。

法人向けプリペイドカード「ステイプルカード」と経費精算システム「ステイプル」をご利用になったお客様の導入事例です。導入前の課題や、ステイプルを導入してどのような変化や効果があったか、などを取材したブログです。

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