Stapleカードの導入で経費の個人立替や申請の手間がなくなり、事業のスピード感もアップ！

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「1分あればなんでもできる！」そんな世界の実現をミッションに、2017年6月から無人コンビニ『600』を運営している600株式会社。

東京23区内のオフィスやマンション内を中心に設置し、小腹を満たすお菓子から日用品まで様々な商品を、キャッシュレスかんたん決済で購入できる仕組みを構築しています。コロナ禍においても非接触で商品を買えたり、LINEやSlackなどのチャットツールから設置商品のリクエストを出すことができたりと、最先端の仕組みが話題を呼び導入事例も増え続けています。

今回はそんな勢いがありながら、裏では地道に努力を続けている600株式会社がStapleを選んだ理由や使用してみてのメリットなどを同社の川崎唯純さんとガンバトテルムーンさんにお聞きしました。Stapleカードの導入で、スタッフも経理担当も便利になり、申請承認のスピード感も格段に上がったと言う、その使い方も参考にしてみてください。

Staple導入前の課題

ーー まずは御社の中で皆さんの役割について教えてください。

ガンバトテルムーンさん（以下、ガンバト）：弊社では兼務制度をとっており、1つの部署に所属し1つの仕事をするわけではないため、商品の補充や機材のメンテナンス、マニュアル作りなど幅広い役割を担っています。

川崎唯純さん（以下、川崎）：私も社内のいろいろな業務に関わっています。実はもともとブライダルやホテル業界への就職を希望していたのですが、当社を知ったときに無人コンビニのビジネスモデルなど会社自体が面白そうだと感じ、学生時代にインターンとして関わりそのまま入社しました。まだ新卒なのですが、ユーザー対応業務からコーポレート業務まで幅広く担当しています。Stapleに届いた経費申請を承認したり、Stapleカードに費用をチャージするなど経理関連業務も私の役割ですね。

ーー 600のビジネスモデルは市場でも注目されていますよね。スタッフの方の日々の業務では、どのような経費が発生しているのでしょうか？

ガンバト：交通費がメインですね。実は昔はカーシェアなどを使っていたのですが、今は約10名くらいのスタッフが電車を利用して赴き、商品の補充やメンテなどを行っています。電車の方が駐車場代もかからないし小回りもきくんですよね。あとは、備品購入などの立替金も大きいですね。

川崎：出社にかかる定期代を通勤手当で支給する等を今まで行っていたのですが、新型コロナウイルス対策により出社頻度が減り、在宅勤務が可能となりました。そのため、出社した日のみ交通費をお支払いするという形にしています。

ーー Staple導入前の課題はどんなことがありましたか？

川崎：経理サイドの視点から言うと、以前は競合他社さんのサービスを経費申請に使っていて、月額利用料が高いなと感じていたのです。あとは申請のタイミングや承認のスピード感などについても課題を感じていました。

Staple導入のきっかけ

ーーStapleの導入は経理担当の川崎さんがされたのでしょうか？

川崎：はい。上司がこのサービス良さそうだよと教えてくれて検討しました。調べたところ機能や経費申請フローはほとんど変わらず、既存のシステムより費用対効果はとても良さそうだったのと、何よりStapleカードが経費精算一体型としてついていたのが一番大きな導入理由につながりました。

ーーStapleカードのどんな点が良さそうだと思ったのでしょうか？

ガンバト：例えば、備品をネットで注文する際に、決済で銀行振り込みにする権限を社員は持っていないので社内で申請をあげて、「何月何日迄に入金してください」と確認したり、急いでいると「入金大丈夫ですか？大丈夫ですか？」とハラハラして担当者に確認してしまうこともありました。それが、Stapleカードなら、どこどこで何円使いたいのでチャージしてくださいと伝え、そのカードで支払えば済むのでスピード感がとても上がりました。

川崎：経理としても、社員に一時的にお金を立て替えていただくのは申し訳ないし、何を購入したのかの履歴もわかりやすいので便利だと思いました。結果、導入まではStaple運営のクラウドキャスト社とリモートのみで相談し、2020年5月から運用を始めたという経緯になります。

Staple導入のメリット

ーー実際にStapleの運用をはじめてどういったメリットを感じていますか？

ガンバト：仕事で必要な備品を購入する際や、購入した後の申請がとっても楽になりました。

例えば、弊社のオフィスは秋葉原に近いので、電気屋さんに立ち寄り、部品購入をすることもあります。大手家電量販店では売っていないようなディープな部品も秋葉原にはあってエンジニアなどはすぐに買いたがるのですが（笑）、今までは経理に承認をとって自分で立て替えて購入し、月末にまとめて申請し、給与をいただく際に立替金として支払ってもらうフローでした。もしくは、経理の承認がすぐにおりない場合は一旦電気屋さんでは買わず、承認を得た後にECサイトでも探して購入するなどスピード感に課題がありました。

それが、Stapleカードはチャージリクエストを出して承認されれば、その場で遠隔チャージしてもらえます。商品購入後、レシートをスマホで撮ってその都度経理に申請すれば、個人の立替金がなく月末にレシートを整理して提出する作業もなくなりました。

川崎：お金を管理する方も、これなら購入OKと思えばすぐにチャージできますし、余ったお金の回収もWeb上ですぐに行なえます。また、まだ事例はないのですが、カードを紛失してもすぐ止められるのも便利ですね。

ーー高額の機材を買うときなど、財布にも常に大きいお金を用意しておくのは大変ですよね。

川崎：そうですね。今ままで社員に費用を立て替えてもらっていたので、経理としても申し訳ないなという気持ちもありましたが、Stapleカードのおかげでそれが解消されました。

ガンバト：Stapleのアプリで事前にカードにチャージされた残高を確認できるので「いくら入ってるんだっけ？」と会計前に心配することなく、安心して使えるのもいいですね。

川崎：あと、今までは月末になると「次の月の10日くらいまでに経費を精算してシートを提出してください」と呼びかけていました。StapleをモバイルSuicaと連携している社員は、経費分だけStapleアプリ内で選択するだけで提出できますし、臨時で使った経費も使ったその場で入力すればサクサク記入が終わるので、提出も確認作業も楽になりました。以前のシステムだと、下書きキープしておけたので、月末までためて一気にやるという人もいましたが、今はもうすぐに入力することにみんなが慣れましたね。

ガンバト：そういった便利なやり方や機能を川崎さんがマニュアルにまとめてくれて、社内説明会を2回も開催してくれたんですよね。正直に言うと、新しいアプリなどを導入するときは面倒くささってあるじゃないですか？ 川崎さんのおかげで、Stapleは何の抵抗もなく使うことができました。

川崎：みんなが不便なく使用できることが、経理にとっては一番嬉しいことですね。

今後の使い方

ーー2020年5月くらいから運用してみて、結果的にいかがでしたか？

川崎：まず、課題だった費用対効果は十分満足しています。以前と変わらず問題なく使えていて、月額費用かなり金額が下がったのでコスパはとても良く、前述したようにStapleカードを使うメリットも体感しています。　

ーーありがとうございます。今後どのようにStapleを活用していきたいですか？

ガンバト：現在、無人コンビニはコロナ禍の影響による非接触モデルへの注目もあり、全国から問い合わせが来ています。しかし、当社は20数名ほどのスタッフで、商品の入れ替えや機材のメンテなどを行っているので、全てのご要望にはお答えできない心苦しい面も感じています。600のサービスは最新技術を導入した最先端の領域ですが、実は裏側では泥臭くサービスを改善するために日々努力しているのです。なので、もっと会社の規模を大きくしていく上で、バックオフィス業務の効率化は欠かせないのです。

川崎：そのためにも、経費精算などの雑務を極力シンプルにして、社員一人ひとりが本業にリソースを注力できるような環境を作る必要があります。その挑戦にStapleは欠かせないサービスになっていますし、これからもうまく活用していきたいと思っています。

ーー そういっていただき嬉しいです。ぜひ、御社の成長に貢献できるようこれからもサービスをアップデートしていきたいと思います。本日はありがとうございました。