プリペイド式のStapleカードがあれば、チャージ申請がリアルタイムに可能！煩雑な経費精算フローがシンプルに

※本記事の役職等はインタビュー実施時（2020年12月時点）のものです。

デジタル時代における多様なメディアを横断したPR戦略の立案から実行、効果測定までを得意とするPRエージェンシー、ビルコム株式会社。大手からスタートアップまで幅広い企業をクライアントに持ち、数多くのプロジェクトを成功に導いています。

今回はそんな同社がStapleカードを活用し、経費の精算・管理などを効率化した事例を、星裕方さん（PRソリューション局第4ソリューション部部長/PR認定准PRプランナー）に伺いました。

※同社はStapleを運営するクラウドキャスト株式会社のPR業務も担っているため、Staple関連プロジェクトの経費精算を効率化を実現するためのトライアルで利用しています。

Staple導入前の課題

ーーまずは御社の事業について教えてください。

創業18年目のPR会社です。デジタル分野に強みを持ち、インターネットやSNSの普及により変わりゆくコミュニケーションの最新動向を把握し、様々な手法を活用したPR戦略の立案・実行までを支援しています。さらに独自のPR効果測定ツール「PR Analyzer」を開発し、100社以上の企業で導入いただくなど、PR戦略の設計からクリエイティブのディレクション、データ分析まで一貫してサポートし、デジタルPRの分野をリードしてまいりました。

ーーインターネットの黎明期からデジタル分野のPRエージェンシーとして事業を展開されているのですね。星さんは、御社でどのような役割を担っているのでしょうか？

当社にはPR部門が4つに分かれており、私はそのうちBtoB系の企業を中心に担当している第4PRソリューション部で部長職を担っています。この部署は、現在で言えばSaaSなど、これからの30年でどの企業やテクノロジーが伸びそうかといった最先端の情報に常にアンテナを張る必要があるため、私の中ではとても面白い分野だと感じています。

ーーデジタル業界の未来を探究していくのは、とても興味深い仕事ですね！ 今回、経費周りのことも星さんにお聞きしたいと思いますが、その点Stapleを活用する前に課題はありましたか？

例えば、メディアの記者さんとカフェで打ち合わせをする際には、今までは3日前までにメールで、上長とCCに経理担当を入れて飲食代の稟議申請フォーマットに入力したシートを送っていました。それに対して、承認もメールベースで来て、その確認を経てから打ち合わせとなります。この時点で工数が割かれていましたが、さらに打ち合わせが終わったら、レシートと領収書を保管し、月末までに自社で運用するシステムの管理画面に参加人数や氏名、目的、計上項目（販管費なのか原価なのか）などを入力して、領収書は1枚の紙に貼り付けて提出していました。

世の中の多くの企業さんは似たよう対応をしていると思いますが、やっぱり煩雑ですよね？

経理担当からも「これ原価で入っていますが販管費ですよ」と指摘されることが結構あって、経費申請は気が抜けない大変な作業だなと感じていました。

Staple導入のきっかけ

ーー御社の場合、Stapleカードを導入しています。きっかけは、弊社（Stapleを運営するクラウドキャスト株式会社）からのご提案というイレギュラーなパターンでしたね。

はい。私たちはStapleのPR戦略にも関わっているため、Staple関連の企画で外部メディアの記者さんと会議や打ち合わせをしたり、関連イベントに参加する際の参加費の精算などに、「よかったら使ってみてください」とStapleカード活用のオファーをいただいた形になります。そのため、まだ私たちのプロジェクトチームのみでカードを3枚ほど使っているイレギュラーパターンではありますね。

先ほど申し上げたように、従来の経費申請フローは煩雑なので、私もうっかり間違ってしまうことがありました。例えば金額を税抜で書いたつもりが、税込になっており事前申請した上限金額をオーバーしてしまい、再度承認を取らなければならないこともありました。

そういったいろいろな課題が、Stapleカードの導入によって解決できました。

Staple導入のメリット

ーー課題解決ができたとのことですが、実際にStapleカードを使ってどのようなメリットがあったのでしょうか？

まず、Stapleカードはプリペイド式なので、チャージ申請がリアルタイムにできるのがいいですね。

例えば、1,500円の手土産のお菓子をクライアントに購入する場合、最初にStapleカードに入っている金額は0円ですが、お土産購入代といった使う理由を申請してそれが承認されると、1,500円（のバリュー）がすぐにカードのアプリ画面に反映されます。

また、購入後はアプリをタップして撮影したレシート画像を貼って（※）、接待交際費、会議費などをプルダウンで選んで送信という流れで、その場で経費申請が完了してしまいます。消費税のあるなしもアプリが自動的に判別し報告してくれるので、承認サイドとのミスコミュニケーションもなくなりますよね。

※2020年10月より電子帳簿保存法が改正になり、一定の条件の元、デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになります。ただ、レシート上からしか読み取れない情報もあるため、Stapleではレシート画像もアプリ内で添付するようになっています。

ーークラウドキャストとしても、弊社のために動いていていただいている活動に対してカードを渡しているので、なるべく簡単に経費申請ができればと思っています。

そうですね。プリペイド式なので、最初は0円でカードをいただき使う分だけ申請できるのはいいですね。私が個人でお金を立て替えることもなくなりました。

例えば、10万とか20万円とか大きな金額を個人で精算しないといけない経費の場合は小口現金で先にいただくこともありました。しかし、これも大きなお金を社員が持つことになりますし、かなり前もって必要な金額を申請しておかなければならないため、今日明日など急を要する用途には使いづらいのが現状でした。

その点、Stapleカードならプリペイド式なので承認が通ればすぐに入金があり、クレジットカードのように使用金額の上限もありませんし、何に使ったか履歴を残せるため安心して活用できます。

ーー 使用履歴から何に使ったかわかるので現金で渡すより安心ですし、例えば1,500円の申請があって1,000円しか使わなかったら500円すぐバックできるのもStapleカードの特徴です。さらに、カードを無くしたらすぐにロック（使用停止）できたりと、管理する方からしても便利に使っていただけると思っています。

今後の使い方

ーー最後に、Stapleを今後どのように使っていきたいか教えてください。

現在は、Stapleのプロジェクトチームの3名で運用していますが、カードを使うユーザー側のメリットは体感できました。

でも、これって月末に経費精算をしている経理担当にとっても便利なサービスですよね。特にバックオフィスのメンバーを少数精鋭で回している組織にとっては尚更です。

というのも、月末は請求書の発行業務なども重なり経理担当がピリつくタイミングです。そんな時に社員からの経費申請が遅れたり精算ミスがあると、現状では経理から社員一人ひとりにメールをすることになるので、相当なストレスがかかっていると思います。そういった問題がStapleカードを導入すれば解消できるので、経理担当もストレスフリーになりとてもいいと思います。

−− 現在は星さんのチームが率先して実験していただいているので、そういった社内の意見もいただけると嬉しいです。

ユーザー側としては、カードを手にしてパスワードの設定など5分ほど作業すればすぐにチャージされて使えたので、本当に感動を覚えました。コロナ禍で働き方もいろいろ変わっていますが、組織としても働き方をアップデートしていくために、いろいろ活用できればと思っています。

−− 本日はいろいろお話しいただけて参考になりました。ありがとうございます！