キャッシュレス決済とは? そのメリット・注意すべき点についてご紹介。法人の導入事例も紹介!

キャッシュレス決済と聞くと「個人が利用するサービス」というイメージをお持ちの方は多いかもしれません。ところが、実際には企業においても多くの利点があり、導入を検討すべきサービスといえます。

そこで今回は、キャッシュレス決済の概要や種類と合わせて、企業におけるキャッシュレス決済事情、企業でキャッシュレスを導入するメリットや、注意すべき点などについてご紹介します。社員が現金による立替や精算を行っている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

キャッシュレス決済とは?

キャッシュレス決済とは、その名のとおり「現金を使わずにモノやサービスの支払いを済ませること」を指します。たとえば、買い物時に必要な分の現金を財布から取り出したり、電車に乗る際に券売機で切符を購入したりする手間を省くことが可能です。

今回は、キャッシュレス決済手段の中でも、法人におけるカード利用に特化して解説していきます。

支払いのタイミング別キャッシュレス決済の種類

[キャッシュレス決済どれがいい]という質問に分かりやすくお答えします。

キャッシュレス決済の種類によって、支払いのタイミングは異なります。

キャッシュレス決済におけるメリット

現金を持ち歩かなくてよい

第一に「現金を持ち歩く必要がない」というメリットがあげられます。カード、もしくはスマホがあれば支払いを済ませられるので、現金を銀行やATMで引き出す手間が省けます。

利用履歴が残り、お金の管理がしやすい

キャッシュレス決済の場合、「いつ何をいくらで購入したか」という履歴がウェブやアプリ上の利用明細データに記録されます。そのため、紙のレシートを取っておいたり、手書きで帳簿をつけたりする必要がなく、毎日の支出を簡単に確認・管理することが可能です。

キャッシュレス決済を行う際に注意すべき点

キャッシュレス決済を利用する際に注意すべき点は以下の2つです。

事前登録・準備が必要

キャッシュレス決済を利用する場合は、どの種類を選択するにしても事前登録が必要になります。例えばクレジットカードであれば、必要書類を提出し、審査を受ける必要があります。カードが発行されるまで数日ほど時間を要するので、少し煩わしさを感じる方もいるかもしれません。

そもそもキャッシュレス決済ができない店舗もある

キャッシュレス決済の利用者が増えているとはいえ、すべての店舗がキャッシュレスに対応しているわけではありません。また「クレジットカードは利用できるがスマホ決済は未対応」「Aのアプリであれば利用できるが、Bは対応できない」などと、種類によって利用できるかどうかが変わるのが現状です。

職場のキャッシュレス決済事情

キャッシュレス決済というと「個人を対象としたサービス」というイメージが強いかもしれませんが、実は企業でも業務効率化や働き方改革の一環と捉えられ、導入が進んでいます。

職場にもキャッシュレスの波が。その事例とは

企業におけるキャッシュレス決済の導入事例には、以下のようなものがあります。

細かな雑費・手土産購入の立替をキャッシュレス化

毎月の経費精算時に大量のレシートを入力・貼り込み・提出しなければならない、日常業務で発生する細かな雑費や、手土産購入などをキャッシュレス決済することで、明細を電子データ上で経理に提出することができます※。これにより、レシートの紛失リスクを回避し、ペーパーレス化を進める効果が期待されます。

※2020年10月の電子帳簿保存法の改正により、キャッシュレス決済における利用明細データを領収書の代替として使用することが可能になった (一部条件あり)

交通費の精算をキャッシュレス化

手作業で交通費を精算する場合、申請者は使用した交通期間と区間、費用を調べて申請する必要があります。このような場合、交通系ICカード、そしてカードの利用データを取り込むことができる経費精算サービスを導入することで、交通費精算に関わる工数を削減することが可能です。特に営業など外回りが多く、交通費の精算にかかる時間が膨大になりがちな部署にとっては、メリットが大きいです。また、昨今のリモートワークの拡大により、定期券支給から交通費都度払いになった会社などへも、メリットは大きいと言えます。

個人立替の限度を超える大きな金額の支払いをキャッシュレス化

大人数が参加する取引先との会食や、宿泊費や長距離の交通費の支払いを伴う出張時など、高額の現金をあらかじめ準備したり、紛失の危険を感じながら持ち歩いたりすることがなくなります。経理部も、あらかじめ小口現金を準備したり、中には1円単位で細かく管理するコストも軽減されます。

立替自体を無くして経費精算を限りなくゼロに

法人カードを発行して従業員に配布すれば、経費として交通費や接待費、出張時の宿泊費、その他会社の備品等の消耗品費を支払う際にキャッシュレス決済ができるようになります。従業員が自らの現金で立て替える必要がなくなるので、経費精算作業そのものを限りなくゼロにすることが可能です。

キャッシュレス決済を法人で利用するメリット

法人がキャッシュレスを利用するメリットには、以下の5つがあげられます。

経費の履歴を簡単に管理できる

企業における経費の支出をキャッシュレス化すれば、ウェブやアプリ上で利用履歴を確認できるようになります。「いつ、何に、どれほどの経費を使ったのか」を一目で把握できるので、従業員が領収書やレシートを見ながら手打ちで入力する工数を削減することが可能です。

領収書やレシートの管理が不要になる

上述したとおり、キャッシュレス化により利用履歴の確認ができるようになれば、紙の領収書やレシートの管理も原則不要になります。法人における領収書やレシートは、法人税法で最低７年間保管しなければなりませんが、キャッシュレス決済であればわざわざ領収書などをファイリングをする手間を省くことができます。

立替精算が不要

繰り返しになりますが、法人カードを従業員に配布してキャッシュレス決済ができる環境を整えれば、立替精算の際に生じる経理担当者と従業員とのやり取りを簡略化することができます。同時に、旅費交通費や交際費などを従業員が自らの現金で立て替えて支払うことがなくなるので、従業員の金銭的負担とストレスを軽減させることが可能です。

精算時のミスが起きにくい

手作業によるミスを100％防ぐのは極めて困難です。例えば経費精算では、アナログゆえの項目の不備や精算書の数字を誤るといったミスが起こる可能性があります。

その点、企業にてキャッシュレス決済を導入していれば、各従業員の利用明細データがひとつのシステムに集約されるので、わざわざ手作業で取りまとめる必要がありません。これにより、経費精算における人為的ミスの発生リスクとその処理対応の手間を最小限に抑えることができます。

経費の不正利用を予防できる

キャッシュレス決済の場合、使用した金額が利用明細データに記録されるので、誰がいつどこでいくら使用したのかが明確になります。偽った金額を申請することが困難になるので、経費の不正利用を防止することができるのです。

法人カードの発行枚数は年々微増も伸び率は横ばい

一般社団法人 日本クレジット協会が発表している「日本のクレジット統計 2019年版」によると、2016年3月末時点から2018年3月末時点までは法人カードの発行枚数は2年連続で増加しましたが、2019年3月末までの1年間はほぼ横ばいで推移し、企業のキャッシュレス化のスピードは必ずしも加速しているとは言えません。

令和2年（2020）年度の税制改正において電子帳簿保存法の見直しがなされ、新しい制度にのっとれば、キャッシュレス決済における利用明細データを領収書の代替として使用することが可能になります。これにより、法人カードの普及によるメリットが広がったといえます。一方、与信や不正リスクといった、法人としてキャッシュレス化に踏み切れない事情があることも確かです。

法人カードの普及がなかなか進まない理由

法人カードの導入にあたり、企業がハードルに感じる点は以下の3つがあげられます。

与信審査による制約がある

キャッシュレス化を目的としてクレジットカードを導入する場合、通常は与信審査を受けなければなりません。問題なく通過できればカードを発行できますが、設立して間もない企業や中小企業は、なかなかクリアできないことがあります。特に事業年数が短かったり実績が少なかったりすると、貸し倒れのリスクがボトルネックとなり、与信審査で引っかかってしまうことがあります。

セキュリティ上のリスクがある

クレジットカードの磁器テープから情報を盗み取る「スキミング」、スマホ決済のアカウントを乗っ取る「フィッシング詐欺」など、キャッシュレスにおける第三者の不正利用は少なくありません。万が一被害に遭ってしまうと企業活動に影響を及ぼし、最悪の場合、経営が困難になってしまう可能性があります。

こうしたトラブルを未然に防ぐためには、二要素認証やリモートロックに対応したキャッシュレス決済を導入することが大切です。また、企業にて万全なセキュリティ対策を講じる必要もあります。

キャッシュフローをリアルタイムに把握できない

キャッシュレスの場合、現金をどれほど使ったのかが見えにくいため、管理をしなければ使いすぎてしまう可能性があります。とくにクレジットカードのような後払いのキャッシュレスは、その月の利用金額の請求が後日になるので「思いの他使っていた」という事態が起こる可能性もあります。

「法人プリペイド」という選択肢も

上記のようなハードルを解消するのに、「法人プリペイド」という選択肢があることをご存じでしょうか。「前払い」に分類されるキャッシュレス決済の手法として、法人での活用にも注目が集まっています。以下ではその特徴を解説します。

与信審査が不要

法人向けのプリペイドカードは発行するにあたり与信審査が不要です。事業歴や実績も問われないため、スタートアップ企業や外国籍企業、起業してから月日は経っているものの実績がまだあまり出ていない企業は、法人向けのプリペイドカードを選択肢に入れるとよいでしょう。また、必要な金額だけチャージを行うことができるため、与信枠の制限を受けず比較的高額な経費への支払いもできます。※反社チェック等の審査がある場合もあります

不正利用を防ぐ

不正利用を防ぐためには、月に使用できる金額の上限を設定したり、社内の使用承認フローを確立することが必要です。または、法人プリペイドカードのように、使用する時に必要な金額だけをチャージする前払いタイプを導入するのも一つの手です。

法人キャッシュレス決済なら「Staple（ステイプル）カード」がおすすめ

Staple（ステイプル）カードは、上述した課題や考慮点をカバーできる法人プリペイドカードです。与信は一切不要なので、設立して間もない企業も中小企業も気軽に導入でき、枚数制限もないため、非正社員を含む社員全員に行き渡らせることができます。

金額制限のないリアルタイムチャージで、場所を選ばない働き方にも対応

個人の立替え能力を超える大きな金額を支払う際に、小口現金を用意するのは手間もかかり現金持ち運びのリスクも伴いますが、Staple（ステイプル）カードに遠隔でチャージができるため、必要な時に必要な額だけ、社員に渡すことが可能です。また、使わなかった際には管理者の操作で引き揚げることができるため、使い込みのリスクも回避できます。

経費精算サービスやアプリとの連動で不正利用リスクを回避

法人クレジッドカードと違い、利用明細は使ったその場から管理画面に反映されるため、管理者はリアルタイムで利用明細を確認、使用金額の改ざんや使途不明になることもなく、怪しい動きを検知することができます。盗難・紛失時には遠隔操作でロックをかけることができ、同時にチャージ金額を引き下げてしまえば即座に不正利用を防ぐことができます。

Staple（ステイプル）カードなら、企業のキャッシュレス導入におけるデメリットを感じることなく、経費精算を効率化することができます。キャッシュレス化を働き方改革の一環としてお考えの企業さまは、ぜひこの機会に「Staple（ステイプル）カード」の導入をご検討ください。

Staple(ステイプル)の詳しい情報はこちら

まとめ

リモートワークの増加に伴い、「普段の業務をいかに非対面・非接触で行うか」を重要視する企業が増えてきています。キャッシュレス決済は、こうした昨今の情勢に合った働き方を実現するうえで役立つ仕組みと言えます。例えば、経費の支出をキャッシュレス化することで、紙ベースでの領収書提出が求められる経費精算を遠隔でも問題なく行えるようになります

今回ご紹介した法人におけるキャッシュレス導入のように、時代背景を考慮した働き方改革は従業員満足度の向上や企業の持続的な成長にもつながります。まだ現金ベースのアナログ立替や精算を行っているのであれば、キャッシュレス化を検討してみてはいかがでしょうか。