2022年1月施行 最新の「電子帳簿保存法」の改正点とメリット

新型コロナウイルス感染症の流行に後押しされる形で、リモートワークの導入に踏み切った企業が増加しました。

リモートワークの導入に欠かせないのがペーパーレス化です。しかしリモートワークが導入されてはいるものの、紙の書類管理や承認作業における押印のために出社しているケースもあるようです。その理由の1つとして考えられるのが、税務関連書類の紙での保存。

2022年1月1日から改正される「電子帳簿保存法」は、ペーパーレス化のハードルを大きく下げる内容になっています。ここではこの「電子帳簿保存法」にフォーカスし、その概要と2022年1月の改正ポイント、経費精算のペーパーレス化を実現するメリットなどについてご紹介します。

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電子帳簿保存法とは

まずは、「電子帳簿保存法」が具体的にどのような法律なのか、以下で詳しく解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データ化して保存することを認めた法律の事です。1998年に制定されて以降、従来は紙で最低7年間保管しなければならなかった証憑（しょうひょう）書類を電子データで保存できるようになりました。

証憑書類とは取引の成立を証明する書類のことで、見積書、発注書、レシート、領収書などの対外的なものだけでなく、入金伝票や出金伝票、稟議書など社内におけるものも指します。

電子帳簿保存法の主な目的は、これら証憑類の管理における手間を削減すること、そして紙そのものと印刷にかかるコストを削減することです。

というのも、これまで現金出納帳をはじめ、見積書や契約書などの証憑類を紙で保存するのが一般的でした。しかし、この保存方法はどうしても作業の量的負担が多くなってしまいます。また、保存すべき書類が増えるほど、多くの保管場所を要し、紙や印刷にかかるコストも比例して膨れ上がってしまいます。こうした企業における問題を改善する法律として、電子帳簿保存法が制定されました。

電子帳簿保存法で認められている書類の保存方法

電子帳簿保存法で認められている書類の保存方法は全部で4つあります。

1. 電磁的記録による保存

1つ目はパソコンで直接作成されるケースです。作成した書類はそのままサーバーやCD、DVDで保存します。これを「電磁的記録による保存」と呼びます。

パソコンで作成し帳簿をCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）と呼ばれる写真のフィルムとして保管する方法もあります。

2. スキャナによる保存

2つ目は、紙の書類をスキャナを用いて電子化するケースです。これを「スキャナによる保存」と呼びます。こちらも具体的な保存先としてはサーバーやCD、DVDが使われます。

ちなみにここでいうスキャナとは、2021年版の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】では以下のように定められています。

3. 電子取引

3つ目は電子取引にて直接受領した請求書や領収書、見積書などです。電子メールで受領したものやネット上からダウンロードしたものも含みます。

電子取引の保存要件としては、以下の4点が定められています。

電子帳簿保存法が対象となる帳簿と書類

電子帳簿保存法が適用されるのは「帳簿」と「決算関係書類」「その他の証憑類」のいずれかに該当する証憑類です。それぞれで、書類をどのように保存するかは異なるので、あらかじめ確認することが大切です。

スキャナによる保存についてはその他の証憑類、つまり手書きで作成された損益計算書や注文書や計画書、領収書などの書類のみ認められています。そのため、書類をスキャンして保存する際は、その他の証憑類に該当するものかどうかを確認するよう心がける必要がありました。

これまでの電子帳簿保存法で、電子化のハードルとなっていた点

改正前の電子帳簿保存法の概要図

2021年12月までの電子帳簿保存法では、オリジナルの電子データ、スキャンした電子データ、COMのいずれも、電子媒体の帳簿書類で納税を行うには管轄の税務署長の承認が必要でした。これは開始3ヶ月前までの申請が必要であり、実施には準備を要しました。

電子化された帳簿書類は、改ざんされていないことを証明する必要があります。そのため受領者が署名の上、一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを速やか（概ね３営業日以内）に付与されている必要もありました。

また、最初からコンピューターで作成された帳簿や書類、そして電子取引により生じた取引情報も、すべて紙に出力しておけば保存できました。せっかく最初から電子化されていても、承認申請等の手続きを避けるため、印刷しておくほうが楽と考えてもおかしくないのが2021年12月までの電子帳簿保存法でした。

帳簿書類等の保存方法（国税庁のサイトから引用)https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020006-168_01.pdf

2022年1月からの電子帳簿保存法の見直しポイント

改正後の電子帳簿保存法の概要図

帳簿書類等の保存方法（国税庁のサイトから引用)https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_01.pdf

2022年1月1日から施行される電子帳簿保存法はより電子化が進められ、電子化のハードルが下がっている点が大きな特徴です。

2022年1月からの電子帳簿保存法の改正ポイント

税務署長の事前承認制度の廃止

3ヶ月前の事前申請が廃止され、電公益社団法人日本文章情報マネジメント協会（JIIMA）による要件適合性の確認（認証）を受けた市販のソフトウェアおよびソフトウェアサービス、システムを利用した場合、導入しだい電子保存の運用が可能になりました。

・タイムスタンプ要件の緩和

スキャニング時の受領者の署名が不要 になりました。また、タイムスタンプの付与期間が3日以内から約2ヶ月以内に延長されたほか、電子データの修正・削除の実施がログに残るシステムではタイムスタンプの付与が不要になりました。

・検索要件の緩和

検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の３項目に限定されました。

・適正事務処理要件が廃止

定期的な検査等の社内規定の整備要件が廃止されました。

・電子取引の電子データ保存の義務化

電子取引を書面に出力しての保存方法は無効になりました。

なお、スキャナ保存における事前承認の廃止にともない、税務処理に関して偽装や隠蔽などの電子化の悪用や不備があった場合は罰則も強化されています。

電子帳簿保存法に基づき経費精算のペーパーレス化を実現する4つのメリット

証憑類の電子データ化導入のメリットは、以下4つが挙げられます。

1. コストの削減

第一に、証憑類を紙で保存していたときと比較して「コストを大幅に削減できる」という点があげられます。紙そのものにかかる費用はもちろん、印刷時に必要なインクの費用、紙の書類を保管するためのファイルの費用、そして紙をファイルにまとめる作業にかかる人件費、これらをすべてカットできるので大幅なコストダウンを実現できます。

2. 紛失リスクの軽減

紙の弱点に「紛失しやすい」という点があります。誤って捨ててしまったり、デスクやオフィス家具の隙間に落ちてしまったりして、いつの間にかなくなっていたということが起こり得るのです。証憑類を電子データ化していれば各種書類をサーバーに保存できるので、紛失する心配はほとんどありません。また、紙の書類をスキャンして保存しておけば、原本を紛失した際のバックアップとして業務に活用できます。

3. 検索性の向上

証憑類を電子データ化して保存しておけば、必要書類を探す手間が大幅に軽減されます。従来のように紙の書類を1枚ずつ確認する必要がなく、キーワードや日付を入力して検索するだけで必要書類を探し出すことが可能です。

4. 業務の効率化

電子帳簿保存法に基づき証憑類を電子データ化するには、同法律が定める要件を満たしたシステムの導入が必要不可欠です。これには例えば「経費精算システム」が該当し、書類の電子データ化と合わせてうまく活用することで、リモートワークをはじめとした、多様な働き方において業務の効率化を図れます。

経費精算システムなら、経費精算に関わる証憑類の電子データ化はもちろん、経費申請から精算と管理、承認までの作業をすべてシステム上で行えます。各種書類の確認や整理を手作業で行う必要がなくなるほか、支社や支店およびリモートワーク下における個人とのやり取りもしやすくなるので、経理業務の大幅な効率化を実現することが可能です。

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まとめ

2020年10月の電子帳簿保存法改正で、クレジットカードやICカードなどを用いたキャッシュレス決済について、紙の領収書を出力せず経費精算できるようになっていました。さらに今回の改正で、電子化を阻んでいたと考えられる手続きが除かれ、法の面からも電子化を推し進めようという意図が感じられる内容になっています。

新しい電子帳簿保存法のもとで、安心かつスピーディにペーパーレス化を進めるためには、法が定める要件を満たしたシステムの導入が不可欠です。特に経費管理においては、電子取引の保存要件を満たしたクラウドサービスを採用することがポイントになります。

キャッシュレスやペーパーレスを通じて、経費立替・精算作業を限りなくゼロにすることを目的としているクラウドキャストの「Staple（ステイプル）」は、2020年12月2日、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会 (JIIMA) の 「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証 (認証番号：004000-00) 」を取得。電子帳簿保存法に対応した経費精算サービスです。

クレジットカードや電子マネー、交通系ICカードに対応しているので、これらの利用明細データを即座に経理業務に役立てることができ、業務の効率化を図ることができます。

また、スマートフォンのStapleアプリで領収書やレシートを撮影すると、画像がクラウドにアップされ、自動的にタイムスタンプが付与されます。これによって、従来のような糊付けした紙の領収書やレシートの提出・経費管理負荷を大幅に削減できます。また、撮影した領収書やレシートはAI OCR機能により金額や日時などの情報が自動的にデータ化され仕訳されるため、従業員の経費精算の負荷を軽減することも可能です。

さらに、Staple（ステイプル）と合わせて法人プリペイドカード「Staple（ステイプル）カード」を導入すれば、経費の支出だけでなく、業務に関係のある商品の仕入れや購入においても、キャッシュレス化を実現できます。また、従業員による立替を失くすこともできます。支払いから経費精算、管理まで、変更履歴を記録可能な状態でオリジナルの電子データの保管が可能です。

「どのツールを取り入れるか悩んでいる」という企業さまは、最新の電子帳簿保存法に対応したStaple（ステイプル）の利用をご検討ください。

電子帳簿保存法対応Staple(ステイプル)の詳しい情報はこちら

＜参考資料＞

国税庁

電子帳簿保存法が改正されました

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】2021年版

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

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