安心、シンプル、スピードアップ。Stapleは社内の働き方改革を推進するクラウド経費精算サービス

株式会社FIXERは、「Technology to FIX your challenges.」を企業理念に顧客企業の挑戦を成就するCloud Service Vendorです。クラウドのフルマネージドサービス「cloud.config」を中核に、AI/機械学習など最先端のテクノロジーを駆使したソリューションを提供しています。金融・製造・公共・ゲーム・流通サービスなど幅広い業界におけるクラウド導入・運用や、Lift & Shiftを支援。多数の実績が評価され、米国マイクロソフト社が世界で最も優れたパートナー企業を選出する「2017 Microsoft Worldwide Partner Award」の「Microsoft Country Partner of the Year」など数々の賞を受賞、日本のクラウド市場を牽引しています。

また現在は、英語圏のマーケットを中心にグローバル展開にも注力し、社内ではここ数年でインド、イタリア、アメリカ……と様々な国を母国とする社員が増えている企業です。

今回は、常に変化しながら成長を続ける株式会社FIXERの方々に、クラウド経費精算サービスStapleの活用方法から働き方改革を推進している社内環境までいろいろと話を伺いました。

今まで経費精算は、多くの会社がそうしているように、Excelでの申請書ベースで行っていました。入力、プリント、上長がハンコを押して承認し……といった流れです。

しかし、弊社はITやクラウドでソリューションを提供している企業なので、自社の働き方も、Management Strategy Divisionでいろいろなシステムを試していました。管理画面の操作や入力規則が複雑すぎたり、経理・財務フローの痒いところに手が届かないシステムが多く、使い心地を検証するだけでかなりの時間と工数を費やしていました。そんな状況を打破したいタイミングで出会ったのが「Staple」でした。Microsoft社の認定パートナー企業である弊社にとって、マイクロソフトのプロダクトとの相性の良さなども有力な選定理由となりました。

課題感と選定理由をまとめると……

【課題1】Excelと紙で経費管理するという業務フローの改善

Excelの申請は、管理工数がかかっていました。上長に資料を提出して押印してもらうために、オフィスにて作業をせざるを得ないなど、承認者が不在でプロセスが停止する運用管理面の課題がありました。紙ベースのフローでは、仕事のスピード感が出ず、売上を上げるための本質的な仕事の時間を奪われていたのです。

【課題2】シンプルで効果的な作業工程の確立

新しいシステムやサービスを導入しても、社員が容易に使いこなせないと意味がありません。Stapleはシンプルなデザイン、使いやすいUI・UXで、どの部門もすぐに使いこなすことができました。

Stapleを導入したのは2018年の9月（インタビュー時は11月）。Stapleの担当者にサポートを受けながら2週間足らずで本格稼動でき、使用期間はまだ短いながらも各部署や経理担当者レベルで多くのメリットを感じています。

■ Staple+Slackで経費申請と承認の効率化

経費の申請と承認のスピードが格段に速くなりました。社内ではコミュニケーションツールとしてSlackを活用していますが、Stapleの申請がSlackに通知されるため、マネージャーが即承認できるように。これまでの紙に出力して申請書を提出していた工程がSlack+Stapleに代わったことで確認や管理が楽になりました。

■ 経費申請の抜け漏れや誤記入を防ぐ

個人ごとにExcelで申請資料を作成していた時は、今どのくらい経費がかかっているのか提出するまで管理部門で確認ができませんでした。Stapleを導入してからは、数字をリアルタイムで早く正確に把握できるようになりました。また、マルチデバイスに対応しているので、スマートフォンで撮影したデータの自動読み込みにより申請金額の誤記入が防止されるので、安心して運用できます。

■ わかりやすくシンプルなUI・UX。英語にも対応

Stapleを導入してから、現場から使いづらいという声は聞きません。それは、管理部門も同じです。とてもシンプルで使いやすいUI・UXと、Microsoft Azureと似た管理画面なので、弊社にとってはすぐに馴染める要素があったかもしれません。

またグローバル社員が多い弊社にとって、英語変換機能がある点も大きなメリットです。他社サービスの場合、日本語に翻訳するのも手間や追加料金がかかりましたが、そういった苦労がないのもスムーズに運用できている理由の1つです。

■ 不明点や要望をStapleの担当者に相談できる

何かあれば、いつでもすぐにStapleの担当者に相談できることは大きなメリットです。パッケージ販売の場合、改善要望に随時応じてくれるサービスはなかなかありませんが、Stapleは私たちの希望を聞き入れ、改善に向けて積極的に対応してくれています。

例えば、家計簿サービス「Moneytree」からインポートしてきたデータの経費申請項目の改良や、CSVで経費データを出力する際の出力項目をカスタマイズする要望など、改善できないか社内の開発担当にすぐ連絡を取ってくれる姿勢が心強かったです。もちろんシステム上すぐに反映できない要件もありますが、常に相談できるのはStapleの素晴らしいところですね。

Stapleを今後どのように使っていきたいですか？

今後は、経費精算フローをさらに効率化していきたいと考えています。また、各事業部に経費の管理権限を与えたり、ITサービスを利用することでよりスピーディに作業をこなせるような環境づくりを行い、社員がクライアントに貢献する本来の業務に注力できるようにしていきたいですね。

また、オフィスのフリーアドレス化や、社員全員へのノートPC付与、自宅でのリモートワークなど、社内の働き方改革を進めています。その中で、ペーパーレスで場所に捉われない働き方を推進できるStapleのようなサービスは今後も積極的に活用していきたいと思います。

法人向けプリペイドカード「ステイプルカード」と経費精算システム「ステイプル」をご利用になったお客様の導入事例です。導入前の課題や、ステイプルを導入してどのような変化や効果があったか、などを取材したブログです。

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